PERSONDATAPOLITIK
Indledning
Alle mennesker har ret til beskyttelse af deres personoplysninger. Hos Permin & Tholstrup Advokatfirma I/S cvr-nr. 39154044 (”Permin & Tholstrup”) ønsker vi at leve op til det ansvar, det medfører, og har derfor bl.a. udarbejdet denne persondatapolitik.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi alene behandler personoplysninger for at varetage legitime interesser og formål, at vi begrænser behandlingen til personoplysninger, der er relevante og nødvendige til varetagelse af disse interesser og formål og at vi sletter oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige for varetagelse af de pågældende interesser og formål.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Har du spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, så er du meget velkommen til at rette henvendelse til:
Permin&Tholstrup I/S
Catherine Tholstrup
Carolinevej 29
2900 Hellerup
Tel: 39623033
Mobil: 60104814
Behandlingssikkerhed
Vores behandlingssikkerhed for personoplysninger omfatter, at vi sikrer en lovlig behandling, herunder at vi overholder de behandlingsprincipper persondatalovgivningen opsætter, samt at vi sikrer, at vi har et behandlingsgrundlag for vores behandlinger.
Hvilken type personoplysninger behandler vi?
Vi behandler i udgangspunktet kun almindelige personoplysninger. Vi behandler som udgangspunkt ikke særligt følsomme oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold. Skulle du sende os særlig følsomme oplysninger, vil de blive slettet med det samme, vi er blevet klar over dette.
Indsamling af oplysninger
Sædvanligvis indsamler vi de relevante oplysninger fra vores klienter og samarbejdspartnere direkte. I nogle tilfælde kan vi indsamle dem fra andre kilder, typisk offentlige myndigheder
Behandlingsaktiviteter
Vi gennemfører som dataansvarlig en række behandlingsaktiviteter, primært i forbindelse med samarbejde med vores klienter. Dette samarbejde forudsætter fra tid til anden, at vi indsamler og behandler personoplysninger. Det drejer sig typisk om almindelige personoplysninger, såsom navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og tilsvarende kontaktoplysninger på klienter eller på klienters ejere eller på klienters medarbejdere samt disses samarbejdspartnere eller modparter. Herudover modtager vi oplysninger, som udveksles via bl.a. e-mail korrespondance og anden korrespondance og, i det omfang, vi modtager personoplysninger over telefonen, oplysninger som foreligger i form af telefonnotater. Som udgangspunkt foregår udveksling af oplysninger pr. e-mail via ukrypteret mail, dog vil vi, hvis konkrete forhold tilsiger dette, f.eks. på grund af oplysningernes karakter, korrespondere via krypteret e-mail. Derudover indsamler og behandler vi nødvendige personoplysninger for at kunne samarbejde med vores leverandører og øvrige samarbejdspartnere. Grundlaget for behandling af persondata kan også være en retlig pligt, f.eks. som følge af skattekontrolloven, bogføringsloven, kreditaftaleloven og afledte retsakter, samt som følge af gældende regler om foranstaltninger mod hvidvask. Disse eksemplerne er ikke udtømmende og vil variere over tid, afhængig af den til enhver tid gældende regulering.
Når vi som led i behandlingen af sager for vores klienter registrerer og behandler persondataoplysninger om andre personer end vores klienter, vil vi underrette de pågældende om sådanne registreringer, når det er påkrævet. Det vil ikke være påkrævet, hvis den registrerede allerede er bekendt med, at vi har registreret oplysningerne, eller hvis vi som følge af advokaters almindelige tavshedspligt ikke har ret til at underrette den pågældende.
Formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har lovlig grund dertil.
Retsgrundlaget for Permin & Tholstrup’s persondatabehandling er Databeskyttelsesforordningens artikel 6 og - for så vidt angår cpr.nr. - Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2.
Af sædvanlige, lovlige grunde til Permin & Tholstrup’s behandling af personoplysninger kan nævnes:
-at det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/aftalegrundlag med dig, jfr. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 b),
-hensynet til vores berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (”interesseafvejningsreglen”), jfr. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 f) samt
-at vi har dit samtykke til behandlingen, jfr. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 a).
Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser. Vores interesse i at behandle dine personoplysninger skal afvejes overfor din interesse i, at personoplysningerne ikke behandles.
Samtykke
Hvis der foreligger et lovligt grundlag for behandling af persondata uden samtykke, indhenter vi som udgangspunkt ikke samtykke. Vi indhenter samtykke, når det er nødvendigt for at behandle personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi anmoder om dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger
Afhængig af hvilke personoplysninger, der er tale om, behandlingsformålet og den sammenhæng personoplysningerne indgår i, kan vi videregive personoplysninger til tredjemand. I givet fald sikrer vi os, at vi har det fornødne behandlingsgrundlag for videregivelse.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
De personoplysninger, vi indsamler og behandler, sletter vi, når behandlingsformålet er opfyldt, og vi dermed ikke længere har nogen grund til at bevare oplysningerne. I løbende klientforhold, forventer vi, at der vil være behov for at beholde f.eks. e-mail-korrespondance, også selvom en konkret sag er afsluttet, da der ofte er brug for at kunne vende tilbage til en tidligere sag, i forbindelse med en ny opgave for den samme klient. Dog må det påregnes, at Permin & Tholstrup i overensstemmelse med Advokatrådets anbefalinger sletter sagsakter - bortset fra retsstiftende dokumenter – senest 5 år efter den pågældende sags afslutning.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Den til enhver tid gældende version af Permin & Tholstrups persondatapolitik kan findes på www.permintholstrup.com
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig.
Klage indgives til Datatilsynet, Borgergade 28, 1300 København K.